Produktdaten wachsen in rasantem Tempo, und ohne ein leistungsfähiges PIM System kann schnell Chaos entstehen. Wenn Informationen unstrukturiert vorliegen, verlieren Unternehmen nicht nur den Überblick, sondern kämpfen auch mit inkonsistenten Daten, die wiederum zu Fehlern führen. In der Folge erhalten Kunden falsche oder veraltete Produktangaben, was nicht nur das Vertrauen schädigt, sondern auch direkte Umsatzeinbußen nach sich ziehen kann. Doch wie lässt sich dieses Durcheinander in geordnete Bahnen lenken? Der Schlüssel liegt in einer durchdachten und klar strukturierten Datenmanagement-Strategie – genau darum geht es in diesem Beitrag.
Datenchaos als Wachstumsbremse
Jedes Unternehmen mit einem breiten Produktsortiment kennt das Problem: Zerstreute, fehlerhafte oder doppelte Produktdaten. Besonders im E-Commerce sind falsche Preise, fehlende Beschreibungen oder veraltete Bilder ein massives Risiko.
Folgen eines schlechten Datenmanagements:
- Kunden verlieren Vertrauen und brechen Käufe ab.
- Händler verschwenden Zeit mit manueller Datenpflege.
- Inkonsistenzen führen zu Reklamationen und Umsatzeinbußen.
Ein professionelles PIM System beseitigt diese Probleme – vorausgesetzt, es wird richtig implementiert.
Die Schlüsselprinzipien für eine perfekte Organisation
Wer die Kontrolle über seine Daten behalten will, sollte diese drei Prinzipien beachten:
- Zentrale Datenquelle schaffen
→ Alle Produktinformationen müssen an einem einzigen Ort verwaltet werden. - Automatisierung nutzen
→ Prozesse wie Datenvalidierung, Formatierungen und Kategorisierung dürfen nicht manuell erfolgen. - Flexibilität sicherstellen
→ Ein PIM System sollte anpassbar sein und sich leicht in bestehende Systeme integrieren lassen.
Warum Unternehmen oft an der Umsetzung scheitern
Viele Firmen setzen auf Insellösungen, die nicht miteinander kommunizieren. Andere unterschätzen den Aufwand für die Datenmigration oder wählen ein zu komplexes System.
Typische Fehler und ihre Lösungen:
| ❌ Fehler | ✅ Lösung |
| Unstrukturierte Daten | Vor der Einführung klare Standards definieren |
| Fehlende Schnittstellen | API-Kompatibilität sicherstellen |
| Unzureichende Schulung | Mitarbeiter gezielt schulen und Best Practices festlegen |
Erfolgsfaktor: Das richtige PIM System auswählen
Welche Funktionen sind essenziell? Hier die wichtigsten Kriterien:
- Intuitive Bedienung → Komplexe Tools führen oft zu Akzeptanzproblemen.
- Omnichannel-Fähigkeit → Einheitliche Daten für Webshop, Katalog, Marktplätze.
- Automatisierte Datenpflege → Weniger Fehler durch KI-gestützte Prozesse.
- Schnelle Integration → Schnittstellen zu ERP, CRM und anderen Systemen.
Tipp: Die langfristige Skalierbarkeit prüfen – ein PIM System muss mitwachsen.
Interview mit einem Experten: Warum strukturiertes Produktdatenmanagement über Erfolg und Misserfolg entscheidet
Ob im E-Commerce, im Großhandel oder in der Industrie – eine effiziente Verwaltung von Produktinformationen ist entscheidend für den Erfolg. Dennoch kämpfen viele Unternehmen mit unstrukturierten Daten, fehlerhaften Produktbeschreibungen und ineffizienten Prozessen. Doch warum ist das so? Und was können Unternehmen tun, um ihre Produktdaten besser zu managen? Um diese Fragen zu klären, haben wir mit Dr. Markus Feldmann, einem unabhängigen Experten für digitale Datenstrategien, gesprochen.
„Datenpflege darf kein Flaschenhals sein“ – Ein Gespräch mit Dr. Markus Feldmann
Frage: Herr Dr. Feldmann, warum ist das Thema Produktdatenmanagement heute relevanter denn je?
Dr. Feldmann: Der Wettbewerb im digitalen Handel wird immer härter, und gleichzeitig steigen die Erwartungen der Kunden an fehlerfreie, konsistente Produktinformationen über alle Kanäle hinweg. Wenn ein Produktdatensatz veraltet oder ungenau ist, kann das sehr schnell zu Umsatzverlusten führen – sei es durch Kaufabbrüche, Reklamationen oder negative Bewertungen. Darüber hinaus sind Unternehmen, die ihr Produktdatenmanagement nicht im Griff haben, oft mit massiven Herausforderungen konfrontiert, sei es in der internen Effizienz oder in der Außenwirkung. Denn wer mit unstrukturierten oder fehlerhaften Daten arbeitet, muss deutlich mehr Zeit für Korrekturen aufwenden und verliert wertvolle Ressourcen.
Frage: Welche typischen Probleme sehen Sie in Unternehmen, die ihre Produktinformationen nicht systematisch verwalten?
Dr. Feldmann: Ein häufiges Problem ist die Dateninkonsistenz. Oft liegen Informationen in verschiedenen Abteilungen oder Systemen verstreut vor, sodass es schnell zu fehlerhaften Produktdetails auf Marktplätzen, in Online-Shops oder in Katalogen kommt. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen ihre Produktdaten manuell pflegen, was nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig ist. Darüber hinaus wird häufig unterschätzt, wie wichtig es ist, Produktdaten für verschiedene Vertriebskanäle einheitlich und optimiert aufzubereiten. Wenn Daten nicht zentral verwaltet werden, entstehen zwangsläufig Probleme – und diese wirken sich letztendlich direkt auf die Kundenzufriedenheit und den Umsatz aus.
Frage: Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl eines passenden Systems?
Dr. Feldmann: Zunächst einmal sollte ein System intuitiv und einfach zu bedienen sein. Denn selbst das leistungsstärkste PIM System bringt wenig, wenn es von den Mitarbeitenden nicht effizient genutzt wird. Außerdem muss das System schnelle Import- und Exportmöglichkeiten bieten, damit Daten ohne großen Aufwand zwischen verschiedenen Plattformen synchronisiert werden können. Ein weiteres entscheidendes Kriterium ist die nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften, denn ein isoliertes System schafft nur neue Probleme, anstatt bestehende zu lösen. Darüber hinaus ist eine automatische Qualitätsprüfung von großer Bedeutung, da sie fehlerhafte oder doppelte Datensätze direkt erkennt und korrigiert.
Frage: Wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass ein neues System von den Mitarbeitenden akzeptiert und effizient genutzt wird?
Dr. Feldmann: Das ist eine der häufigsten Herausforderungen bei der Einführung neuer Systeme. Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist hier ein strukturiertes Change-Management. Viele Unternehmen führen ein neues System ein und erwarten, dass sich die Mitarbeitenden sofort damit zurechtfinden. Doch ohne eine klare Einführung und entsprechende Schulungen führt das oft zu Widerständen oder zu fehlerhafter Nutzung. Deshalb empfehle ich, das System schrittweise einzuführen, gezielte Trainings anzubieten und Best Practices zu definieren. Zusätzlich ist es hilfreich, von Anfang an interne Key-User zu benennen, die das System besonders gut verstehen und ihr Wissen an die Kolleginnen und Kollegen weitergeben können. So wird die Akzeptanz erhöht, und die Produktivität leidet nicht unter der Umstellung.
Frage: Gibt es Trends, die in den nächsten Jahren eine noch größere Rolle spielen werden?
Dr. Feldmann: Absolut. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung wird in den kommenden Jahren eine immer größere Bedeutung gewinnen. Systeme, die automatisch fehlende Produktinformationen ergänzen oder fehlerhafte Einträge erkennen, sparen enorm viel Zeit und minimieren Fehler. Ein weiterer wichtiger Trend ist die Echtzeit-Datenverarbeitung, die es ermöglicht, Änderungen sofort auf allen Kanälen auszurollen. Gerade für Unternehmen, die ihre Produkte auf verschiedenen Plattformen vertreiben, ist dies ein enormer Vorteil. Zudem sehen wir eine steigende Nachfrage nach Cloud-basierten Lösungen, da sie mehr Flexibilität bieten und einfacher skalierbar sind. Unternehmen, die auf moderne, zukunftssichere Lösungen setzen, werden sich langfristig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern.
Frage: Ihr abschließender Rat für Unternehmen, die ihr Produktdatenmanagement optimieren wollen?
Dr. Feldmann: Mein wichtigster Rat ist: Nicht erst handeln, wenn es bereits zu spät ist! Unternehmen sollten frühzeitig eine durchdachte Datenstrategie entwickeln und nicht erst dann reagieren, wenn Probleme auftreten. Es lohnt sich, von Anfang an in ein effizientes System und eine klare Struktur zu investieren, denn dadurch lassen sich langfristig nicht nur Kosten sparen, sondern auch Geschäftsprozesse optimieren. Außerdem sollten Unternehmen immer daran denken: Datenqualität ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Nur wer seine Produktinformationen regelmäßig überprüft, pflegt und optimiert, wird im Wettbewerb langfristig erfolgreich bleiben.
Effizienz durch Klarheit
Ein leistungsfähiges Datenmanagement ist längst keine Option mehr – vielmehr ist es eine geschäftliche Notwendigkeit. Denn nur Unternehmen, die ihre Produktinformationen zentral verwalten, konsequent automatisieren und gezielt für alle Vertriebskanäle optimieren, können nicht nur ihre Effizienz nachhaltig steigern, sondern sich gleichzeitig auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern. Wer es schafft, die volle Kontrolle über seine Daten zu gewinnen, verbessert nicht nur interne Prozesse erheblich, sondern sorgt gleichzeitig für ein konsistentes und reibungsloses Kundenerlebnis – und genau das macht letztendlich den Unterschied im Markt aus.
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